Aanvraag evenementen

Voor meer informatie of met vragen kun je terecht bij de dienst Evenementen via evenementen@turnhout.be of 014 44 33 50.

OPGELET!

Door de coronacrisis verloopt de aanvraag van een evenement tijdelijk anders.

Voordat je het formulier hiernaast invult, moet je eerst je evenement toetsen aan het COVID Event Risk Model

Er zijn echter enkele uitzonderingen: voor evenementen met minder dan 100 bezoekers indoor en 200 bezoekers outdoor is dit niet nodig.
Wanneer je een aanvraag doet langer dan 3 maanden vooraf, hoef je ook nog geen CERM document in te dienen. Dat kan eventueel later nog indien dit dan nog gevraagd wordt door de hogere overheid.

Het nieuwe CERM resulteert finaal in een GO, en dus een groen label, of een NO-GO, en dus een rood label voor het betrokken event.  Alleen voor evenementen met een groen label kun je een aanvraag indienen bij het stadsbestuur. Evenementen met een rood label worden bij voorbaat geweigerd.

Het behalen van een groen CERM-label betekent niet dat een event zeker kan doorgaan. De finale beslissingsbevoegdheid ligt altijd bij de lokale overheden en hangt ook af van, al dan niet tijdelijke beslissingen en maatregelen die zijn genomen op lokaal, provinciaal of federaal niveau.

De pdf met de groene score moet je toevoegen bij het formulier hiernaast. Je kunt het uploaden onder punt
'0. COVID Event Risk Model'.

Wil je meer informatie over de achtergronden en het doel van het adviesmodel? Bekijk dan het filmpje van Toerisme Vlaanderen.

 

Waarvoor dient dit formulier?

Als je een evenement organiseert, dan heb je soms de goedkeuring nodig van het college van burgemeester en schepenen.

Vul dit aanvraagformulier in ten laatste 30 dagen voor het evenement. Als je een afwijking vraagt op de geluidsnormen, dan hebben we je aanvraag minstens drie maanden van tevoren nodig. Het formulier geldt als officiële melding. Je moet het verplicht indienen om een vergunning en/of goedkeuring te krijgen. Tombola's, kienspelen en afwijkingen op de geluidsnormen moet je minstens drie maanden van tevoren aanvragen.

Als je een evenement organiseert, moet je rekening houden met heel wat bepalingen van de Uniform Gemeentelijke Politieverordening (UGP)

Wil je een wielerwedstrijd organiseren? Dan moet je niet enkel het evenementaanvraagformulier invullen, maar ook het document dat je hier kan vinden. Meer informatie over het organiseren van een wielerwedstrijd kan je hier vinden.  

Elektronisch versterkte muziek
Fuiven en andere activiteiten waarbij elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld en waarbij de geluidssterkte meer is dan 85 dB (A), moeten vooraf worden gemeld. Het college van burgemeester en schepenen moet hiervoor toestemming geven en kan eventueel beperkende maatregelen opleggen. 

Er is geen melding vereist wanneer enkel achtergrondmuziek wordt gespeeld die het wettelijke geluidsniveau niet overschrijdt.

Drank
Het is verboden alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-zestienjarigen. Het is ook verboden om sterkedrank te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-achttienjarigen.

Het is verboden sterkedrank te verkopen voor gebruik ter plaatse in occasionele drankgelegenheden op plaatsen waar openbare manifestaties plaatsvinden, tenzij je de speciale machtiging hebt van het college van burgemeester en schepenen.

Eten
Geef per eetkraam op of voedsel met gas of elektriciteit wordt bereid of verwarmd en welke blusmiddelen voorzien zijn. Voor elke eetkraam moet je bij de uitbater zelf een attest voedselveiligheid vragen.

Specifiek voor de veiligheid op jeugdfuiven verleent Stad Turnhout een subsidie.
Voorwaarden en procedure

EHBO
Wanneer je maximaal 1 000 bezoekers verwacht, moet je zorgen voor een voldoende uitgeruste EHBO-kit. Deze kit moet in de onmiddellijke nabijheid staan van een hulpverlener aangeduid door de organisatie.

Wanneer je meer dan 1 000 bezoekers verwacht, moet je een permanente EHBO-post hebben met personeel dat voldoet aan de vereisten voorzien in de wet van 8 juli 1964 op de dringende hulpverlening.

Publiciteit
Vergeet niet je activiteit in te voeren in de UiT-databank. Zo wordt ze niet enkel opgenomen in diverse perskanalen, maar ook op UiT in Turnhout.

Flyers
Op de zaterdagse markt en op de zondagse antiek- en curiosamarkt aan de Warande mag je niet flyeren. Je mag folders of strooibiljetten niet achterlaten op geparkeerde voertuigen. Flyeren doe je altijd per twee, de 2e persoon staat in voor het oprapen van weggeworpen exemplaren.

Affiches
Affiches breng je naar de Warande, minstens 1 week voor ze opgehangen moeten worden. Zelf aanplakken mag niet.

Aankondigingsborden
Het college van burgemeester en schepenen staat slechts uitzonderlijk toe om aankondigingsborden te plaatsen. Ook voor wegwijzers gelden strikte voorschriften.
Voor het plaatsen van aankondigingsborden en wegwijzers op gewestwegen (met N-nummer) moet je toestemming krijgen van Stad Turnhout én van het Vlaams Gewest: AWV, de Breem 5, 2350 Vosselaar, tel. 014 47 30 00.

Verzekeringen
Als organisator kun je verantwoordelijk zijn en aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen. Het is dan ook wenselijk dat je een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluit.
Gaat je activiteit door in een tent met een oppervlakte van 50 m² of meer? Dan is een verzekering voor de objectieve aansprakelijkheid in geval van brand en/of ontploffing vereist.
Zet je vrijwilligers in? Dan ben je ook wettelijk verplicht om voor hen een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. Een verzekering lichamelijke ongevallen en rechtsbijstand voor vrijwilligers is nog niet verplicht, maar wel aan te raden.

Provincie Antwerpen biedt een gratis vrijwilligersverzekering aan. Meer info op Vlaanderenvrijwilligt.be.

Info over verzekeringen bij evenementen vind je ook op Ikorganiseer.be.

Sanitair
Hou steeds rekening met een goede hygiëne, mogelijke geurhinder, toegankelijkheid voor mindervaliden, wachttijden en de afwatering.
Stad Turnhout legt een gescheiden rioleringsstelsel aan. De riolering voor hemelwater mag niet gebruikt worden  voor de afvoer van toiletten of douches. Als je toiletten of douches met afvoer gebruikt, vraag dan vooraf of de riolering hiervoor geschikt is.

Speciaal voor organisatoren van evenementen stelt OVAM de website De Groene Vent ter beschikking.

Voor materialen zoals volksspelen, chronometer, megafoon … kun je terecht in de sporthal.

Je kunt ook materialen ontlenen bij de Provinciale Uitleendienst in Malle.

Voor het organiseren van evenementen, fuiven en festivals kun je best even surfen naar ikorganiseer.be, Poppunt en Vrijwilligerswerk.be.

  • 1 Gegevens
  • 2 Overzicht
  • 3 Bevestiging

0. COVID Event Risk Model

Zijn er nog andere documenten verbonden aan je score? Moet je bijvoorbeeld een crowd management plan kunnen voorleggen? Klik dan op het plusteken naast de upload; je kunt dan een volgend bestand toevoegen.

Als je een inrichtingsplan moet opmaken, dan voeg je dat hieronder toe bij punt '3. Locatie evenement'.

1. Organisatie

Hoofdverantwoordelijke

2. Evenement

Doel

3. Locatie evenement

Locatie *

Als je een grote tent gebruikt, moet je ook de inkom en nooduitgangen aanduiden, de brandblusapparaten,  elektriciteitsinstallatie, toog, vestiaire, promostands …

De grootte van de tent is van belang. Het is verboden inrichtingen van tijdelijke aard van 50 m² of groter open te stellen voor publiek zonder voorafgaande schriftelijke vergunning. Als de bruto-oppervlakte 500 m² of meer bedraagt, is zelfs een voorafgaande controle van de brandweer verplicht.

Voor evenementen in openlucht en in feesttenten moet je een grondplan bijvoegen met daarop duidelijk aangeduid waar tenten, podium, catering, toiletwagen, omheiningen en dergelijke komen te staan, met vermelding van de afmetingen en de ligging ten overstaan van aanliggende gebouwen en toegangswegen.

Op het Evenementenloket kun je het grondplan krijgen van verschillende openbare pleinen.

4. Elektronisch versterkte muziek

Wordt er elektronisch versterkte muziek gespeeld? *

De vraag tot afwijking moet worden ingediend minstens 3 maanden voor de aanvang van het muziekevenement. Zoniet kan de procedure niet meer tijdig worden afgerond.

Ik vraag toelating aan het college van burgemeester en schepenen voor
Beginuur *
Einduur *
Aard *
Wordt er gedanst? *
Is het evenement toegankelijk voor publiek? *

Vergeet niet de auteurs- en uitvoerdersrechten te betalen.

Bij SABAM betaal je een vergoeding voor de componisten en tekstschrijvers als hun muziek in het openbaar wordt gespeeld. De 'Billijke vergoeding' betaal je voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten.

Beide vergoedingen vallen buiten het bereik van deze vergunningsaanvraag. Je moet daarvoor apart een aanvraagformulier indienen. Je vindt die op unisono.be

5. Eten en drank

Drank
Soort drankbekers

Let op! Sinds 1 januari 2020 is het op alle evenementen verboden om dranken te serveren in wegwerpbekertjes of eenmalige drankverpakkingen zoals blikjes, drankkartons, petflesjes of niet herbruikbare glazen flessen. Meer info op www.ikorganiseer.be

Eten

6. Veiligheid

Veiligheidsverantwoordelijke

indien andere dan hoofdverantwoordelijke

Zijn er specifieke verkeersmaatregelen nodig?
Is er tijdens het evenement bewaking voorzien? *

Bekijk de voorwaarden voor het werken met vrijwilligers op ikorganiseer.be.

Als er medische steun voorzien is, vermeld hier dan de naam en het gsm-nummer van de contactpersoon.

Bijkomende maatregelen

7. Bijkomende vergunningen

Ik organiseer

Wie organiseert het kienspel?

Vorm van de vereniging *
Begin- en einduur *
Van
Tot
De zaal is *

Vermoedelijke kosten voor de vereniging bij de organisatie van het kienspel:

Wie richt de tombola in?

Praktische informatie

Uitgifte van de tombolabiljetten *

Aantal biljetten dat wordt uitgegeven

Prijs

Externe hulp

Prijzen

Er mogen geen geldprijzen worden uitgereikt.

Datum van de trekking *
Afhalen van de prijzen *

Ontwerp van begroting

ontvangsten
uitgaven

8. Publiciteit

Wil je flyers uitdelen op de openbare weg?
Wil je aankondigingsborden plaatsen langs de openbare weg?
Wil je tijdelijke bewegwijzering plaatsen langs of over de openbare weg?
Wil je spandoeken of feestverlichting hangen langs of over de openbare weg?
Wil je een geluidswagen gebruiken?

9. Verzekeringen

10. Sanitair

Ik plaats volgend sanitair:

11. Afval

12. Logistieke steun

Verantwoordelijke voor de materialen

indien andere dan hoofdverantwoordelijke

Welke materialen wil je lenen?
De geleende materialen

13. Diversen

14. Hoe verder met dit formulier?

Alles ingevuld? Klik dan op 'Klaar' om de aanvraag in te dienen.

Vervolgens krijg je een overzicht en kun je alle ingevulde gegevens nakijken. Als alles in orde is, moet je je aanvraag bevestigen door op 'Voltooien' te klikken.

Pas dan wordt de aanvraag verstuurd.
Je krijgt onmiddellijk een bevestigingsmail.