Auditor formuleert aanbevelingen voor het Turnhoutse meerjarenplan

30
juni
2020

In februari stelde het Turnhoutse schepencollege Deloitte aan als extern auditbureau om de interne processen door te lichten en de kans op fouten te verlagen nadat eerder een financiële afwijking was ontdekt in het meerjarenplan 2020-2025. Deloitte stelde op 28 mei zijn rapport en conclusies voor aan het auditcomité van Lokaal bestuur Turnhout, op 29 juni aan de gemeenteraad.  

‘We onderzochten de verschillende componenten van het budgetteringsproces’, zegt Jan Van Looveren, auditor bij Deloitte. ‘We hebben de procedures en interne controles doorgelicht, de rollen en verantwoordelijkheden van medewerkers geanalyseerd en het gebruik van systemen en software onder de loep genomen. Daarna hebben we het gelopen proces vergeleken met goede praktijken en hebben we een aantal aanbevelingen geformuleerd.’

De dubbele verrekening die aan de basis lag van het probleem, was een manuele fout die een medewerker maakte bij de verwerking van een spreadsheet. In het rapport van de auditor luidt de conclusie dat er geen sprake was van kwaad opzet. Een geheel van factoren leidde tot de vergissing: tijdsdruk, een nieuwe werkwijze door de samensmelting van Stad en OCMW, ontoereikende interne controle, andere software en personeelsproblematiek. Deloitte formuleerde aanbevelingen om de tekortkomingen te verhelpen.

 

Vier aanbevelingen van de auditor

Deloitte stelt vier verbeteringen voor: maak een draaiboek voor het financiële luik van het meerjarenplan, bouw meer controles in, werk binnen een boekhoudsysteem en zorg voor back-ups op enkele sleutelposities.

 

Nazicht van meerjarenplan 2020 - 2025

Na het proces werd ook het uiteindelijke resultaat gecontroleerd: Deloitte verifieerde het meerjarenplan zoals dat werd ingediend bij het Agentschap Binnenlands Bestuur en oordeelde dat het voor het overige correct werd opgemaakt. 

‘We maken er nu een prioriteit van om de aanbevelingen van de auditor om te zetten in de praktijk’, zegt schepen van Financiën Francis Stijnen. ‘Via een rentabiliteitsoefening die momenteel loopt in de organisatie willen we ook de pensioenreserve verder aanvullen tegen de opmaak van het aangepast meerjarenplan in het najaar.’

 

Achtergrond

In januari stelde het Lokaal bestuur Turnhout vast dat het meerjarenplan 2020-2025 een financiële afwijking bevatte. Doordat een segment van de ontvangsten voor personeel twee keer werd verrekend, ontstond er een fictieve budgettaire ruimte van 26 miljoen euro, gespreid over vijf jaar. Het college van burgemeester en schepenen kon de fout corrigeren zonder te moeten inboeten op de plannen voor de komende jaren. Daartoe werden de supplementaire stortingen voor de pensioenreserve voor statutaire ambtenaren minder verhoogd dan was gepland. In een tweede stap werkt het bestuur een plan uit om die pensioenreserve toch nog tot het oorspronkelijk voorziene bedrag te kunnen optrekken in de komende jaren. Daarvoor wordt geen geld gehaald bij burgers, verenigingen of ondernemers.